Wstęp
Table of contents
Rodzaje obciążeń podatkowych przedsiębiorców, czyli jak uporządkować swoje obowiązki
Podatki są jednym z aspektów działalności firmy, którym można nadać odpowiednią strategię i pilnować jej efektywnego wdrożenia. Tak jak np. w stosunku do rynku zbytu, zaopatrzenia, wizerunku czy reklamy. Podobnie jak w przypadku wymienionych dziedzin, pierwszym krokiem jest prawidłowe przyporządkowanie zadań/obowiązków do rodzaju wykonywanej działalności. Przedsiębiorca zajmujący się obrotem paliwami lub alkoholem będzie musiał pilnować rozliczeń akcyzy, a przewoźnik – podatku od środków transportu. Jednak większości przedsiębiorców te obciążenia, podobnie jak np. cło i opłata uzdrowiskowa, nie będą dotyczyć. Przedsiębiorców, z uwagi na podleganie podatkowi VAT, nie dotyczy najczęściej również podatek od czynności cywilnoprawnych. Stąd w dalszej części artykułu uwaga zostanie poświęcona podstawowym obciążeniom podatkowym – podatkowi dochodowemu (w przypadku osób fizycznych – PIT) oraz podatkowi od towarów i usług (VAT).
PIT – przychody i wydatki
Kolejnym etapem powinno być podzielenie obowiązków podatkowych na te związane ze środkami wydawanymi oraz otrzymywanymi. Jeżeli chodzi o te drugie, to stanowią one odpowiednio przychody w PIT i podstawę opodatkowania w VAT. Jeżeli natomiast chodzi o wydatki, to zasadniczo generują one uprawnienia podatkowe, z których można, ale nie trzeba skorzystać. Chodzi o możliwość rozliczenia kosztów uzyskania przychodów lub pomniejszenia podatku VAT należnego o podatek naliczony. Takie jednokierunkowe myślenie może jednak doprowadzić do błędu. Przede wszystkim dlatego, że to na przedsiębiorcy spoczywają obowiązki płatnika względem wypłacanych wynagrodzeń. Mowa nie tylko o pracownikach, co wydaje się dosyć oczywiste, ale również o zleceniobiorcach i osobach, z którymi podpisano umowę o dzieło. Szczególnie uważni muszą być w tym zakresie przedsiębiorcy, którzy z zewnętrznych usług korzystają sporadycznie. Zawsze powinni upewnić się, czy zleceniobiorcą lub wykonawcą jest przedsiębiorca czy nie. W drugim przypadku – powinni potrącić podatek z wypłacanego wynagrodzenia. Warto przy tym wiedzieć, że w przypadku umów o dzieło lub zlecenie z wynagrodzeniem poniżej 200 zł brutto 18-procentowy podatek należy odprowadzić bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu. Ta zasada obowiązuje, jeżeli zleceniobiorca/wykonawca nie ma jednocześnie podpisanej umowy o pracę ze zleceniodawcą/zamawiającym.
Szczególnej uwagi wymagają wydatki na usługi dostarczane z zagranicy. Jeżeli dotyczą one tzw. usług niematerialnych (np. opłaty za prawa autorskie, należności licencyjne, odsetki, ale także usługi reklamowe lub prawnicze), to wówczas przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy nie należy pobrać tzw. podatku u źródła. Obowiązek taki powstanie np. w sytuacji, gdy polski przedsiębiorca wykupi domenę internetową od zagranicznego dostawcy lub zapłaci za grafikę na zagranicznym portalu. Ponieważ zagraniczni dostawcy zazwyczaj nie godzą się na obniżenie swojego wynagrodzenia o polski podatek, przedsiębiorca musi go sfinansować z własnej kieszeni. Z pomocą przychodzą na szczęście umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, które w większości przypadków ograniczą (np. do 5 lub 10%), albo wręcz całkowicie wyłączą konieczność odprowadzenia podatku do polskiego fiskusa. Trzeba jednak pamiętać, że w takiej sytuacji należy mieć nie starszy niż rok na moment wypłaty certyfikat rezydencji zagranicznego kontrahenta – czyli dokument potwierdzający, że jest on podatnikiem w konkretnym państwie. Czasem te aspekty warto uzgodnić jeszcze przed zakupieniem usługi.
Koniecznie trzeba pamiętać o tym, że oprócz konieczności zapłaty podatku, przedsiębiorca ma względem fiskusa również obowiązek składania deklaracji i informacji. Dotyczy to także nie tylko przychodów, ale również wydatków. W tym drugim przypadku informacje o pobranym podatku należy przesyłać imiennie każdemu zatrudnionemu i jego urzędowi skarbowemu (np. PIT-11, PIT-8C), ale również zbiorczo własnemu urzędowi (np. PIT-4R, PIT-8AR). Dotyczy to również wynagrodzenia wypłacanego osobom niezamieszkującym w Polsce (wówczas informacje imienne przesyła się do urzędu skarbowego właściwego dla osób zagranicznych – IFT-1/1R), a także podatku „u źródła” pobranego od płatności przesyłanych zagranicznym usługodawcom (najczęściej jest to formularz IFT-2R). Uwaga! Konieczność wypełnienia formularza dla zagranicznych odbiorców płatności dotyczy również sytuacji, gdy podatku nie pobrano z uwagi na umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
VAT od sprzedaży i od zakupu
Podobnie jak w przypadku PIT, w podatku VAT obowiązek rozliczeń dotyczy nie tylko towarów i usług sprzedawanych, ale również zakupionych. Towar przesłany z zagranicy należy rozliczyć jako wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) – w przypadku dostawy z innego kraju Unii Europejskiej lub jako import – w przypadku towaru przesyłanego spoza Unii Europejskiej. VAT jest wówczas rozliczany najczęściej razem z cłem. Z kolei usługi nabyte z zagranicy należy rozliczyć jako tzw. import usług. We wszystkich wymienionych przypadkach rozliczenie VAT powinno być neutralne (tj. nie powstanie podatek do zapłaty), gdyż VAT naliczony będzie równy należnemu – inaczej nazywa się to odwrotnym obciążeniem. Typowym przykładem jest zakup licencji na zagraniczną domenę internetową lub zagranicznych usług doradczych. Należy jednak pamiętać, że wszystkie takie transakcje trzeba wykazać w formularzach VAT. Niewypełnienie tych obowiązków, choć czysto technicznych, może narazić na problemy w urzędzie skarbowym i karę mandatu. Ponadto, należy pamiętać, że VAT z tytułu nabycia towarów i usług z zagranicy jest ciężarem podatkowych dla tych, którzy korzystają ze zwolnienia w VAT.
Podsumowując, przedsiębiorca podejmujący próbę uporządkowania rozliczeń podatkowych powinien podjąć następujące kroki:
1) Określenie dziedziny, w której działa i podatków, jakie jej dotyczą.
2) Wyodrębnienie każdej dokonywanej transakcji (zarówno dotyczącej przychodów, jak i wydatków).
3) Określenie rodzaju transakcji (np. sprzedaż towarów, nabycie usług, zapłata wynagrodzenia).
4) Określenie drugiej strony każdej z transakcji (np. pracownik, zagraniczny dostawca usług, klient krajowy – przedsiębiorca).
5) Określenie drogi towaru lub przepływu usługi (np. sprzedaż krajowa do osób fizycznych, import towarów spoza Unii Europejskiej).
6) Określenie obowiązków podatkowych (również deklaracji czy np. obowiązku skorzystania z kasy fiskalnej) na podstawie odpowiedzi 1‒5.
Elastyczność wyboru form opodatkowania i sposób płatności
Przedsiębiorca ma nie tylko obowiązki podatkowe, ale również może korzystać z przysługujących mu uprawnień. Należą do nich nie tylko te absolutnie podstawowe, czyli możliwość rozliczenia kosztów uzyskania przychodów lub odliczenia VAT, ale również prawo do elastycznego zaplanowania swoich rozliczeń, począwszy od założenia działalności, poprzez jej przebieg, na likwidacji czy zakończeniu w inny sposób skończywszy. Z większości tych aspektów przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy.
PIT – skala podatkowa czy podatek liniowy?
Jednym z pierwszych wyborów podatkowych, jakich może dokonać osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą, jest możliwość przejścia na tzw. podatek liniowy, czyli opodatkowanie dochodów stałą 19-procentową stawką PIT, bez względu na ich wysokość. Wybór będzie jednak nieskuteczny, jeżeli w ramach działalności gospodarczej są świadczone usługi na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy, odpowiadające obowiązkom wskazanym w umowie z pracodawcą/byłym pracodawcą. Warto pamiętać o tej kwestii, gdyż nie dokona tego za przedsiębiorcę urząd skarbowy. Nieprawidłowości wyjdą nie na etapie składania zawiadomienia o wyborze stawki liniowej (należy je złożyć nie później niż do 20 stycznia lub, w przypadku nowo zakładanych działalności – nie później niż w dniu osiągnięcia pierwszego przychodu), ale najprawdopodobniej po kilku latach, wraz z kontrolą podatkową, i będę się wiązać z koniecznością zapłaty odsetek od zaległości podatkowych.
Wbrew obiegowej opinii, nie w każdym przypadku przejście na podatek liniowy będzie zabiegiem opłacalnym. Dokonanie takiego wyboru przede wszystkim wyłącza prawo do wspólnego opodatkowania małżonków. Obliczenia, który wariant jest bardziej opłacalny, należy dokonać przed złożeniem zawiadomienia. Sęk w tym, że czasem trudno z góry przewidzieć roczne dochody i wpisać je do formularzy hipotetycznych zeznań. Z pomocą może przyjść pewne praktyczne spostrzeżenie. Mianowicie wspólne opodatkowanie małżonków jest tym bardziej opłacalne, im większa jest dysproporcja dochodów między małżonkami. I na odwrót – jeżeli zarobki małżonków są podobne, wybór „liniówki” powinien być dobrym rozwiązaniem.
Należy również pamiętać, że opłacalność wyboru podatku liniowego trzeba sprawdzać co roku, mając w perspektywie kolejny rok. Do 20 stycznia przedsiębiorcy mogą składać zawiadomienie o wyborze lub rezygnacji z podatku liniowego (co jest równoznaczne z powrotem do opodatkowania progresywnego). Jeżeli stosowne zawiadomienie nie zostanie w tym terminie złożone, przez cały rok będzie obowiązywać sposób opodatkowania stosowany w roku poprzednim. Okolice Nowego Roku są zatem czasem na sporządzenie prognoz podatkowych na nadchodzące 12 miesięcy.
VAT – czy opłaca się przejść na metodę kasową?
Również w zakresie podatku VAT przedsiębiorca (o rocznych obrotach do 1,2 mln euro) ma możliwość elastycznego ułożenia swoich rozliczeń. Podstawową zasadą, zarówno w PIT, jak i VAT, jest rozliczanie przychodów/obrotu memoriałem – tzn. obowiązek podatkowy powstaje wraz z wykonaniem usługi lub dostawą towaru, niezależnie od otrzymanej płatności. W podatku VAT można jednak tę regułę odwrócić. Tzw. mali podatnicy (sprzedaż brutto nie przekracza 1,2 mln euro w skali roku) mają możliwość rozliczania VAT wraz z otrzymaniem płatności za wystawiane faktury. Jest jednak i druga strona medalu – podatek naliczony można uwzględnić również dopiero w momencie opłacenia faktur. Oznacza to, że przejście na metodę kasową w VAT nie będzie opłacalne dla tych przedsiębiorców, którzy na początku działalności muszą ponieść większe wydatki, a płatność za nie jest rozłożona w czasie (wydłuża się czas na odzyskanie podatku VAT).
Deklaracje i wpłaty kwartalne czy miesięczne?
Kolejną możliwością elastycznego ułożenia swoich stosunków z fiskusem jest decyzja co do wyboru okresów rozliczeniowych, i to zarówno w podatku PIT, jak i VAT. Warto przy tym wiedzieć, że system rozliczeń nie musi być tożsamy w obu podatkach – przykładowo przedsiębiorca może rozliczać PIT kwartalnie, a VAT miesięcznie. Okresy kwartalne to oczywiście mniejsze obciążenie administracyjne i większa płynność finansowa. Praktycznie zawsze będą one dobrym rozwiązaniem w podatku PIT (mogą z nich korzystać przedsiębiorcy, których roczne przychody nie przekraczają 1,2 mln euro). Natomiast w podatku VAT wszystko zależy od tego, jak często występują sytuacje, w których żądamy zwrotu VAT. Jeżeli zazwyczaj VAT jest do zapłaty, deklaracje kwartalne będą lepszym rozwiązaniem. Jeżeli natomiast często w deklaracjach wykazany jest VAT do zwrotu, korzystniejszym wyjściem będzie pozostanie przy rozliczeniach miesięcznych.
Należy pamiętać, że raz wybrany okres rozliczeniowy należy stosować co najmniej przez cały rok (w podatku PIT – wybór obowiązuje również w roku następnym, chyba, że do 20 lutego zostanie złożone stosowne oświadczenie) lub 4 kwartały (w podatku VAT). Dobrą wiadomością jest to, że system rozliczeń można zmienić z miesięcznych na kwartalne w podatku PIT w kolejnym roku, a w podatku VAT już nawet w kolejnym kwartale.
W podatku PIT interesującą możliwością jest uproszczony system zaliczek. Jeżeli przedsiębiorca w poprzednim roku podatkowym wykazywał dochody, może wybrać opłacanie zaliczek w wysokości podatku dochodowego za ten poprzedni rok, podzielonego przez ilość okresów rozliczeniowych w nowym roku. System ten jest, jak sama nazwa wskazuje, znacznym uproszczeniem administracyjnym, gdyż nie wymaga od przedsiębiorcy bieżącego skrupulatnego sprawdzania i weryfikowania swoich ewidencji. W razie pomyłki nie grożą też karne odsetki za nieprawidłowo wyliczone zaliczki na PIT. Ale to nie wszystko. Uproszczone zaliczki mogą poprawić płynność przedsiębiorstwa, jeżeli w bieżącym roku spodziewany jest wzrost dochodów (a więc i wyższy podatek) w porównaniu do roku poprzedniego.
Pozostałe możliwości elastycznego ukształtowania rozliczeń podatkowych
Podatki przedsiębiorcy rzeczywiście leżą w jego rękach, i to nie tylko na etapie rozwiązań przyjmowanych na początku działalności, względnie weryfikowanych na początku nowego roku. To również możliwość bieżącego kształtowania swoich praw i obowiązków podatkowych, przy umiejętnym korzystaniu z wprowadzonych przez ustawodawcę przepisów. Jest to dziedzina tzw. optymalizacji podatkowej, i nie chodzi tu bynajmniej o skomplikowane sztuczne struktury czy karuzele VAT-owskie, znajdujące się obecnie na celowniku aparatu skarbowego. Mowa o codziennych, prostych wyborach, na które ustawodawca zezwala i które Ministerstwo Finansów (choćby w uzasadnieniu do projektu klauzuli przeciw obejściu prawa podatkowego) uznaje za legalne i dopuszczalne. Przedsiębiorca ma pełne prawo użyć tych możliwości do poprawy płynności finansowej swojej działalności.
O jakich rozwiązaniach mowa? Po pierwsze, jak już wspomniano, PIT i VAT w działalności gospodarczej rządzą się metodą memoriałową. Oznacza to nie tylko, że moment zapłaty pozostaje obojętny dla przychodu/obrotu należnego, ale też, że można w pewnych granicach decydować o momencie powstania przychodu/obrotu. Wykonanie usługi można przedłużyć na następny okres rozliczeniowy, jeżeli jej uwzględnienie w przychodach/obrotach okresu bieżącego zaburzyłoby płynność finansową przedsiębiorstwa. Na szczególną uwagę zasługują graniczne daty roku podatkowego. Wykonanie usług jeszcze w starym roku może pomóc w efektywniejszym wykorzystaniu zaległej straty podatkowej, natomiast w nowym – obniżyć roczne zobowiązanie PIT za rok poprzedni. Moment powstania przychodu/obrotu można szczególnie elastycznie kształtować w przypadku tzw. usług ciągłych (w ocenie sądów administracyjnych w tej grupie mogą się mieścić również np. usługi doradcze) – wówczas momentem tym są terminy płatności ustalone przez strony (nie rzadziej niż raz w roku).
Po drugie, przedsiębiorcy często dokonują odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Elastyczność w tym zakresie polega nie tylko na skorzystaniu z możliwie najwyższej stawki (np. środki trwałe używane) lub metody degresywnej, ale również, gdy potrzeba, na obniżeniu stawki. Z jednej strony obniżenie stawki wydłuży okres amortyzacji i może przesunąć koszty uzyskania przychodu na okres, w którym przedsiębiorca spodziewa się wyższych przychodów. Z drugiej strony, jeżeli przedsiębiorca potrzebuje w danym roku wyższych kosztów uzyskania przychodu, można rozważyć jednorazową amortyzację środków trwałych (innych niż samochody osobowe i nieruchomości) do łącznej rocznej wysokości 50 tys. euro). Prawo to przysługuje jedynie małym (roczne przychody do 1,2 mln euro) podatnikom i osobom rozpoczynającym działalność gospodarczą (w roku jej rozpoczęcia) – osobom fizycznym, stąd niewiele osób ma tego świadomość.
Po trzecie, jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje do działalności majątek rodzinny, również może skorzystać z odpisów amortyzacyjnych bez uszczerbku podatkowego dla pozostałych członków najbliższej rodziny. Wystarczy darowizna środka trwałego – pozwala ona na amortyzację od jego wartości rynkowej. Ponadto, jeżeli darowizna zostanie zgłoszona do urzędu skarbowego przed upływem 6 miesięcy, zostanie zwolniona z opodatkowania. Jest to rozwiązanie szczególnie interesujące dla firm wielopokoleniowych, korzystających z majątku często niebędącego własnością danego przedsiębiorcy, ale kogoś z członków najbliższej rodziny.
Możliwości elastycznego kształtowania praw i obowiązków podatkowych jest dużo więcej. Warto z nich korzystać, aby w prawnie dozwolony sposób poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa.
Rozliczenia z kontrahentami z UE – na co należy zwrócić uwagę
Członkostwo Polski w Unii Europejskiej to okazja dla wielu przedsiębiorców na zdobycie nowych rynków zbytu, ale również nowych źródeł zaopatrzenia i zaawansowanych technologicznie usług. W kontaktach handlowych warto jednak zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów, aby nie mieć później problemów z aparatem skarbowym.
Sprawdź numer VAT-UE swojego kontrahenta
Wejście do Unii Europejskiej uprościło rozliczenia VAT o tyle, że przepływ towarów i usług między przedsiębiorcami z dwóch różnych krajów Wspólnoty powinien być neutralny, to znaczy nie skutkować obowiązkiem zapłaty podatku. Cel ten osiągnięto, wprowadzając stawkę 0% i procedurę odwrotnego obciążenia – tj. sytuację, gdy podatek należny i naliczony na tej samej transakcji jest równej wysokości. W praktyce jednak urząd skarbowy chce mieć pewność, że nasz kontrahent, po pierwsze, istnieje, po drugie, rzeczywiście jest przedsiębiorcą z innego kraju UE. Wprawdzie przepisy nie nakładają wprost takiego obowiązku, ale organy podatkowe i urzędy wymagają od podatnika, aby to on dokonał odpowiedniego sprawdzenia w tym zakresie.
Aby dopełnić naszych obowiązków, powinniśmy poprosić kontrahenta o jego numer VAT-UE oraz podać ten numer na fakturach. Wcześniej jednak należy sprawdzić, czy numer jest aktywny. Najprostszym sposobem jest wpisanie numeru na stronie VIES, prowadzonej przez Komisję Europejską, na której w ciągu kilku sekund zweryfikuje się prawidłowość numeru. Potwierdzenie należy wydrukować i wpiąć do dokumentacji na wypadek kontroli. Innym sposobem sprawdzenia jest skontaktowanie się (pisemnie, przez telefon lub e-mail) z Biurem Krajowej Informacji Podatkowej w Koninie. Jest to sposób szczególnie ceniony przez urzędy skarbowe, gdyż wynikiem procedury jest oficjalne potwierdzenie, które możemy otrzymać również na skrzynkę e-mail.
Aktywny numer VAT-UE to jednak nie wszystko. Przedsiębiorca powinien podjąć racjonalne kroki, aby zbadać, czy kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą. Jakie te kroki powinny być ‒ nikt precyzyjnie nie wskaże, ale może zbadać w trakcie kontroli (procedury te mają na celu eliminację tzw. karuzel podatkowych, gdzie zwrot VAT jest wyłudzany przez znikających przedsiębiorców lub osoby podstawione). Jeżeli z danym kontrahentem zawieranych jest wiele transakcji, warto zażądać wypisu z rejestru handlowego, podpisać umowę oraz sprawdzić i udokumentować dostarczany towar lub usługi. Jeżeli transakcje są dokonywane na małą skalę, można np. wydrukować z Internetu opinie o danym kontrahencie. Sposób sprawdzenia powinien być dostosowany do rodzaju działalności i wolumenu transakcji.
Dostarcz lub odbierz certyfikat rezydencji
O ile podatek VAT został w znacznej części ujednolicony w Unii Europejskiej, o tyle podatki dochodowe pozostały w większości domeną prawa krajowego. Wspólne europejskie regulacje dotyczą najczęściej procesów i płatności zachodzących w ramach międzynarodowych grup spółek, a więc nie osób fizycznych. W tym drugim przypadku unikanie podwójnego opodatkowania jest wciąż regulowane przez umowy bilateralne (tj. zawierane oddzielnie przez każde z państw).
Jak zasygnalizowano wcześniej, płatności dokonywane dla zagranicznych kontrahentów (w szczególności w zakresie usług niematerialnych) mogą być obciążone polskim podatkiem u źródła. Ale również na odwrót – płatności z zagranicy mogą wpłynąć pomniejszone o zagraniczny podatek. Kwestię potrącanych podatków warto omówić z kontrahentem jeszcze przed dokonaniem transakcji, aby uniknąć później zaskoczenia. Wprawdzie podatek niesłusznie pobrany najczęściej da się odzyskać, ale wymaga to składania na własną rękę wniosków do zagranicznych władz podatkowych (w lokalnym języku). W praktyce wysiłek i koszty związane z odzyskaniem zagranicznego podatku najczęściej zniechęcają nie tylko przedsiębiorców-osoby fizyczne, ale nawet korporacje. Tym bardziej więc warto sprawy podatkowe przedyskutować z kontrahentem wcześniej.
Uniknięcie opodatkowania lub zmniejszenie stawki podatku będzie wymagało uzyskania od kontrahenta (lub dostarczenia kontrahentowi) certyfikatu rezydencji, tj. dokumentu potwierdzającego, że dana osoba jest rezydentem podatkowym danego państwa i rozlicza się w tym państwie ze swoich podatków. W przypadku płatności wysyłanych za granicę, nie trzeba uzyskiwać certyfikatu przy każdej transakcji. Raz uzyskany dokument zachowuje ważności do upływu okresu w nim wskazanego, a jeżeli brakuje takiego wskazania – przez okres 12 miesięcy od dnia wydania. Warto pamiętać, że powinien on obejmować okres, w którym dokonano wypłaty. Jest to kolejny argument za tym, żeby temat ten poruszyć jeszcze przed dokonaniem transakcji.
Na koniec należy zaznaczyć, że podane tu wskazówki mają odpowiednie zastosowanie do przedsiębiorców prowadzących firmę w formie spółki cywilnej lub osobowej.
Magdalena Miernik
prawnik, specjalistka z zakresu prawa własności intelektualnej
redaktor naczelny serwisu Lookreatywni.pl
Artykuł pochodzi z Biuletynu Euro Info Sierpień 2016.
